¡ EL DRIVE !

En esta ocasión tratare de  explicar qué es Google Drive, una de las herramientas en la nube más utilizadas en la actualidad por privados y empresas.

Sin embargo, todavía hay muchas personas que la desconocen y, sobre todo, no entienden las ventajas de trabajar en la nube con este tipo de aplicaciones. Por eso, si te quedas hasta el final, podrás comprobar por ti mismo qué implica trabajar con Google Drive a nivel de conectividad, eficiencia y trabajo colaborativo.

¿Qué es Google Drive?

Es un servicio en la nube creado por la compañía norteamericana Google, que te permite:

• El almacenamiento en la nube de todo tipo de archivos
• La creación y edición de documentos online con diferentes aplicaciones (Google Docs, Spreadsheet,…)
• Compartir estos documentos de trabajo, con el fin de editarlos de forma colaborativa en tiempo real
• Gestionar tus archivos directamente desde un navegador, sin necesidad de descargarlos en tu pc.

Bueno, una vez sabemos qué es Google Drive y para qué sirve, iremos al segundo punto, explicar su funcionamiento.

¿Cómo funciona Google Drive?

Como comentamos anteriormente, es una aplicación en la nube que a su vez tiene varios servicios incluidos. Este pack hace, por así decirlo, de ordenador virtual ya que toda la información y aplicaciones están alojados en los servidores de Google y no en nuestro ordenador. Como resultado, ya no necesitarás tu portátil para trabajar en cualquier punto del mundo. Simplemente necesitarás un dispositivo con el que poder conectarte a internet para poder llevar a cabo las tareas.

Si te llama la atención esta herramienta en la nube, estás de suerte. Hemos creado un tutorial para principiantes, para que sepas cómo se utiliza Google Drive, donde podrás ver todas las características y funciones que tiene esta app, paso a paso ¡y con videos!

¿Paraqué nos sirve Google Drive?

Esta herramienta es muy útil para los estudiantes, investigadores, administrativos, etc. porque nos permite crear documentos en diferentes formatos, trabajar en línea un mismo archivo desde cualquier dispositivo simplemente accediendo a la nube a través de nuestro correo electrónico. Además, se puede compartir con otros usuarios e invitarlos a editar, comentar o descargar los documentos.

Es muy práctico de utilizar cuando no disponemos de computadoras personales y muchas veces compartimos documentos con personas que utilizan diferentes Paquetes de Oficina según los sistemas operativos (Linux, Mac, Windows). Con esta herramienta solucionamos ese inconveniente porque todo se trabaja, guarda y actualiza desde la nube.

¿Cuáles son sus ventajas o desventajas de Google Drive?

Beneficios

• Permite guardar archivos en la nube, por lo que no tienes que preocuparte por si se te estropea el portátil y pierdes todo lo que tenías en el disco duro. Podrás guardar archivos, fotos, carpetas,…
• Te puedes conectar desde cualquier lugar con internet, por lo que no necesitarás llevar tu ordenador a todos lados. Simplemente con acceder desde tu cuenta de Gmail, tendrás acceso a todos tus archivos y proyectos.
• Dispone de distintas aplicaciones (similares al Microsoft Office) con las que podrás crear tus contenidos y compartirlos rápidamente con tus colaboradores o clientes.
• Permite el trabajo colaborativo: Como ejemplo, imagina que tienes un equipo de marketing online y dentro de éste un redactor de contenidos y una SEO. El redactor escribe un artículo que la SEO tendrá que revisar, para ver si la optimización es correcta. Con Google Drive puedes compartir ese archivo entre ambos, de esa forma las dos personas trabajarán sobre el mismo contenido en tiempo real y no tendrán que guardar el borrador y enviarlo por correo electrónico cada vez que haya que cambiar algo.
• Permite conectar numerosas aplicaciones que hay en el mercado y crear nuevas formas de trabajo ( que todavía ni conocemos :-D). Ya hablaremos más sobre esto en otros artículos.
• Han mejorado mucho en cuanto a la identificación de seguridad para acceder a la cuenta. Actualmente puedes activar una autentificación de dos pasos. De esa forma, si alguien accede a tu cuenta desde otro dispositivo desconocido te llegará un aviso a ti y el «hacker» tendrá que verificar su identidad con un segundo password.
• No necesita ningún tipo de mantenimiento por tu parte. Además Google se encargará de mantener los sistemas siempre actualizados. <3
• Almacenamiento escalable. Siempre que necesites más espacio para guardar tus datos, simplemente podrás ampliar tus GB de memoria.
• Puedes buscar tus archivos rápidamente con su motor de búsqueda.

Por tanto, resumiría las ventajas de Google Drive en: Flexibilidad, eficiencia y simplicidad.

Inconvenientes

• Si te despistas y dejas la sesión abierta en otro ordenador, pueden acceder a tu cuenta. ¡No te olvides de cerrarla siempre y, si estás en algún sitio público, borra las cookies antes de irte. Así no tendrás problemas. 

• Al principio cuesta trabajo entender algunos de los conceptos, como el de la edición de documentos en tiempo real o la gestión de archivos compartidos. No desesperes, es cuestión de probar (y ver mis tutoriales) 

• Necesitas obligatoriamente conexión a internet (a no ser que te descargues la versión de escritorio, para sincronizar los archivos).

• Para acceder a Google Drive necesitas una cuenta de Gmail, quieras o no quieras. Pero bueno, es un pequeño peaje para todos los beneficios de los que podrás disfrutar.

PEROOO... ¿Es gratis Google Drive?😳

Al crear una cuenta de Gmail, tendrás automáticamente acceso a todas las aplicaciones gratuitas de Google. Google Drive es una de ellas, aunque tiene un límite de almacenamiento. Una vez alcanzado ese límite, se puede ampliar la capacidad de carga pagando una cuota mensual (te lo explicamos más abajo).

YYY... ¿Cuánto espacio tiene  Google Drive?

Con una cuenta de Google, obtienes 15 GB de almacenamiento gratuito. El espacio disponible es utilizado por Google Drive, Gmail y Google Fotos, así que puedes almacenar archivos o contenido adjunto en correos electrónicos, o crear una copia de seguridad de tus fotos y videos. Si necesitas más de 15 GB, actualiza tu cuenta a Google One.

¿Quién puede ver mis datos de Google Drive ?

Todos los archivos de Google Drive están protegidos por tu contraseña ( si activas la doble autentificación, mucho mejor).  verlos.
Ahora bien, si decides compartir un archivo, dependerá de los permisos que des a tu/s colaborador/es. Esto no quiere decir que esa persona tenga acceso a todos los documentos de tu Google Drive, sino únicamente al archivo que has compartido con él.

¿Cómo compartir un archivo o carpeta Google Drive ?

Para compartir algún archivo en Google Drive, es muy sencillo solo debes de seguir los siguientes pasos:

1.-Estando en Google Drive, abrimos el archivo que deseamos compartir

2.-Mientras tengas en archivo abierto, haz clic en un icono de "Compartir", arriba a la derecha.

3.-Luego del paso "2" se abrirá una ventana. Donde podrás ingresar el correo de la persona que quieras compartir el archivo.

4.-Después de ingresar el correo y darle enter (paso importante si n, solo enviara archivo a correo únicamente) se activará una extensión para escoger el tipo de acceso que puede tener la persona. Esto lo puedes hacer haciendo clic en el cuadro que sale a lado de donde ingresaste el correo.

5.-Cuando le hayas echo clic sobre ese botón se desplegará una lista de tipos de accesos que puede tener la persona a la cual le estas compartiendo el archivo. Los tipos de accesos son:

Puede editar: los usuarios pueden editar el archivo o la carpeta y compartirlos con otros.

Puede comentar: los usuarios pueden ver y añadir comentarios al archivo, pero no pueden editarlo. No se puede dar acceso para insertar comentar comentarios en carpetas.

Puede leer: los usuarios pueden ver el archivo o la carpeta, pero no pueden editarlos ni comentarlos.

6.-Para finalizar puedes escribir algún mensaje o comentario para la persona a quien le mandes el archivo o carpeta o solo debes darle clic a "Listo". Y a los usuarios, a los cuales les compartiste el archivo, recibirán un correo informándoles que los has compartido el archivo.

Aquí les dejo un vídeo de todo lo explicado y un poco mas ampliado.

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